من قواعد كتابة الخطابــات
بسم الله الرحمن الرحيم
كتب إلي أحد الإخوة رسالة أرادني فيها أن أراجع خطابا كتبه الى صاحب مقام له فيه حاجة.
وطلب مني أن أراجع ما كتبه في خطابه ، فكتبت اليه جوابي قائلا له :
عين العقل ما تفعل …فالخطاب هو مفتاح بيان الحاجات ، ووسيلة للوصول الى الغايات ، فلكتابة الخطابات أصول ،
تقصر ولا تطول.
فإنشاءاته ينبغي أن تكون قدر الإمكان ممنوعة ، وأخباره باختصار مفيد في حدود المطلوب موضوعة ،
على أن يركز في الكتابة على أصل الموضوع ،
مع الحرص على عدم تشتيت فكر قارئه بمواضيع متشعبة تُضيع ،
وأن يشار فيه إلى الدلائل المقنعة بدون مبالغة ولا إبتذال ،
أن يختصر فيها المقال ، فلكل مقام مقال. هذا من حيث المضمون..
أما من حيث الشكل فينبغي أن يحسن اختيار لون وحجم الورق الذي سيكتب عليه الخطاب ،
وأن ينتقي للكتابة خطا واضحا صريحا سهل القراءة بحجم مناسب لا يعاب ،
وبحيث أن لا يتجاوز طول الخطاب ما أمكن صفحة واحدة سليمة كاملة ، وأن يوضع في مغلِّف سهلٍ جميلٍ واضحٍ مناسب ،
بحيث لا تُعطف صفحة الخطاب ، فيكون له كالإهاب
، وأن يوضع له هوامشُ متناسقة متماثلة ، فذلك أدعى للقارئ أن يبتدره بالتناول والقراءة والاهتمام ، وأن يضعه مما يرده من
الخطابات في الأمام ، لما يوحي به من أناقة في شكله العام ، وما ينم عنه من حسن في العرض والانتظام ، فيجعله في
المقدمة بدون احجام.
وأن يبدأ فيه بالبسملة ، وأن يوضع تاريخ الخطاب فلا يُهمل ، ثم يبدأ بعد ترك سطر بالإشارة الى المخاطب الذي يراد
مراسلته بخط كبير في سطر واحد ، فيبدأ فيه باللقب الذي يحبه وهو به جدير ، وفي السطر الذي يليه اسمه الصريح
الشهير ، ثم يوضع بعد اسمه ما الى احترامه يشير بالتقدير ،
وأن يتلو ذلك التحية السنية بالسلام عليه ورحمة الله وبركاته ففيها ما يجعله يشعر بالاحترام الكبير ،
وأن يتبع بكلمة (وبعد..)
ثم يحسن أن يوضع للخطاب موضوع مختصر بلون مغاير عما حوله من بقية السطور،
وأن يجعل تحت الموضوع خط لتمييزه يختصر فيه المراد الذي حوله يدور،
لأن ذلك سبب في تسهيل ادخال هدف الخطاب الى فكر القارئ لغرض الخطاب من خلاله.
وإذا كان الخطاب يحتوي على مرفقات فليحسن عرضها بالإشارة اليها ضمن الخطاب إشارة خفيفة ،
وإرفاقها مفهرسة ان كانت كثيرة بعد الخطاب وقبلها ان لزم الأمر مرقمة.
وأن يهتم فيه بعلامات الترقيم ورسمها ، مثل علامات الاستفهام والتعجب والوقوف والفواصل ،
والترقيم ، ووضع النقاط ، وعلامات بداية الأسطر بوضع مسافة بادئة عند كل مقطع جديد ؛ الا اذا كان الكلام متصلا بما قبله.
وأن يختم بالتلميح الى الحل بأسلوب مهذب مقبول ، محفزا ومشجعا على اتخاذه او ما يراه دون ممارسة ضغوط قد
تضيق عليه ، أو تكون سببا في انتقاص قدره ، أو تقلل لما سبق أن قدمه ، مع اشعاره بالفضل في ذلك ،
وليحذر الكاتب من التكرار فانه لتحقيق أهدافه ضار، وإذا انتهى من ذلك ختم بالتحية والاحترام والتقدير
وعلى الكاتب أن يتقي الله ويخشاه ، فيحذر كل الحذر من الكذب ، والتدليس والتمويه ،
والاحتيال ، والقذف ، والشتم ، فيحترم عقل القارئ ، ويسأل الله الإعانة لقضاء حاجته دون الحاجة الى تلك الأساليب
الممقوتة التي قد تكون سببا في حرمان صاحب الخطاب من تحقيق مطلوبة .
ثم على الكاتب أن يضع اسمه الصريح اسفل الخطاب من الجهة اليسرى ، وأن يضع فيه مجالا لتوقيعه ،
وأن يضع وسيلة للوصل اليه برقم بريد او هاتف او وسيط أو عنوان لتلقي الجواب.
ولا ينسى أن يترك مجالا من الفراغ أسفل الخطاب يتركه لكي يتم الشرح عليه والتوجيه.
والله أعلم ..
وقد أردت نشر هذه القواعد أملا أن تكون من العلم النافع ليستفيد منها من يحتاج اليها ، والله الهادي الى كل خير .
من قواعد كتابة الخطابــات
